김총무의 퇴근 기술

가장 빠른 퇴근을 위한 안내서, 김총무입니다. 

오늘은 시간관리의 가장 기본이 되는 스케줄링 툴, 구글 캘린더를 소개드립니다. 

시간 관리의 기본, 구글 캘린더

1. Write & Modify - 연동이 뛰어나 모바일과 PC 어디서든 쓸 수 있다.

2. Schedule - 미리 계획을 세워서 시간을 확보한다. 

3. Review - 컬러 구분을 통해 시간 사용 내역을 한 눈에 확인할 수 있다. 

이미 많은 분들이 사용하는 도구 중 하나일 텐데요, 왜 구글 캘린더를 많이 사용하는지 크게 3가지로 정리해봤습니다. 하나씩 살펴보도록 하겠습니다. 

1. Write & Modify - 연동이 뛰어나 모바일과 PC 어디서든 쓸 수 있다.

구글 캘린더는 출퇴근을 하면서도 모바일로 작성할 수 있고, 회사에 도착하면 브라우저에 켜 놓고 계획을 얼마든지 수정할 수 있습니다. 즉 시간과 공간의 제약이 없습니다. 특히 회의와 약속이 정말 많은 직장인들은 그때그때 시간을 정하고 기록하는 것이 실수를 막는 지름길이겠죠. 

김총무도 중요한 점심 약속을 중복으로 잡는 바람에 큰 곤혹을 치른 적이 있습니다. 시간 기록을 바로바로 할 수 있는 구글 캘린더의 장점은 누구에게나 적용될 수 있습니다. 

아날로그 감성을 좋아하시는 분들은 다이어리에 스케줄을 작성할 수도 있습니다. 하지만 다이어리를 펴놓고 조용하고, 차분하게 정리할 수 있는 공간이 필요합니다. 최소한 반듯한 책상이 꼭 필요합니다. 물론 시간 계획을 하는 스타일은 다를 수 있습니다.  하지만 손으로 다이어리를 쓰시는 분들도 구글 캘린더로 하루 일과를 적고, 저녁 시간에 손으로 정리하는 방법도 있으니 참고하세요.

2. Schedule - 미리 계획을 세워서 시간을 확보한다.

한 자료에 따르면 직장인들이 보고서를 작성하는 데 드는 시간이 하루 평균 5 시간이라고 합니다. 물론 오래된 기사에 담긴 자료라 지금의 생활상을 반영하지는 못할 수는 있습니다. 하지만 지금도 보고서나 기타 업무를 위해 집중해서 몰입해야 할 시간은 적지 않습니다. 

피터 드러커의 자기경영노트에서는, 활용 가능한 시간(Discretionary time)을 가능한 연속적 단위(Continuing unit)로 통합해야 한다고 조언합니다. 활용 가능한 연속적 시간을 확보하기 위한 도구, 구글 캘린더를 활용해 보세요.

계획을 미리 세운다고 할 때, 할 일의 목록으로만 작성되어 있으면 언제가 사용 가능한 시간인지 알기 어렵습니다. 하지만 구글 캘린더를 이용해 미리 내가 집중해서 사용하고 싶은 시간을 미리 막아버리면(blocking) 다른 업무나 요청이 들어와도 우선순위에 따라 일을 마무리할 수 있습니다. 

한 가지 더 팁을 드리면, 스케줄을 세울 때 내가 가장 집중이 잘 되는 시간이 언제인지도 고려해보세요. 사람이 하루 종일 텐션을 높이 갖고 갈 수는 없습니다. 졸린 시간도 있고, 집중이 잘 되는 시간도 있습니다. 중간중간 휴식도 잊지 마세요. 리프레시가 더 높은 효율을 만듭니다. 더 높은 효율은 빠른 퇴근을 만듭니다. 

3. Review - 컬러 구분을 통해 시간 사용 내역을 한 눈에 확인할 수 있다. 

구글 캘린더를 통해 내 하루 시간 활용을 체크합니다. 30분~1시간 단위로 내가 한 일이 어떤 일인지, 얼마나 몰입도 있게 했는지도 스스로 평가합니다.

위 사진은 김총무가 실제로 5월 10일~5월 15일까지 작성한 구글 캘린더입니다. 각 컬러마다 의미를 부여해 내가 해당 시간에 집중할 수 있도록 도와줍니다. 

• 파란색은 업무 

• 초록색은 자기계발

• 노란색은 일과(식사시간, 육아, 집안일 등)

• 보라색은 유익한 휴식

• 붉은색은 낭비한 시간

앞서 계획한 시간을 실제로 그렇게 사용했는지, 집중해서 시간을 썼는지도 구글 캘린더의 설명란에 적는 것도 추가한다면 더욱 좋습니다. 모든 계획이 그렇듯, 계획한대로 실행되었는지 확인하고 리뷰하는 시간을 갖습니다.

김총무도 보통 주말에 리뷰하는 시간을 가지려고 노력합니다. 주말에 리뷰를 하기 힘들더라도 컬러로 구분된 리스트를 보면서 붉은색으로 표시된 낭비시간을 얼마나 줄였는지, 더 줄일 수 있는 부분은 없는지 확인합니다.