김총무의 퇴근 기술

안녕하세요 오늘도 즐거운 퇴근 시간을 앞당기기 위해 노력하는 김총무입니다.

앞선 '먼데이 기본 활용편'만 보더라도 90% 정도 기능은 사용하고 있는 셈이나 마찬가지입니다.

(아직 기본 활용편을 안보신 분들은 아래 링크를 클릭!)
2020/05/27 - [퇴근을 위한 생산성 툴] - 먼데이 기본 활용 방법 (보드, 그룹, 아이템)

하지만 우리는 그 정도로 만족할 수 없습니다. 어떻게하면 중복을 줄이고, 퇴근 시간을 앞당길 수 있을까?하는 것이 우리 퇴근러들의 고민입니다. 그래서 준비했습니다. 먼데이의 자동화 기능을 100% 활용하는 법을 다룬 심화 활용편! 

먼데이 심화 활용편, 자동화 기능

1. 자동화(Automation) 기능

요기요 귀여운 친구가 자동화 기능입니다. 앞으로 많은 일을 도와줄 것처럼 똘똘하게 생기지 않았나요? 앞으로 살펴보겠지만, 약간의 영어 울렁증을 극복하면 이 똘똘한 친구가 여러분의 클릭을 줄여줄 것입니다. 함께하면 어렵지 않을테니 너무 겁먹지 말고 함께해요. 

1-1. 사례

우선 이 친구가 할 수 있는 기능의 예시를 나열해 보도록 하겠습니다. 이 기능들을 보고 빨리 써보고 싶어 가슴이 두근거리신다면, 여러분이 바로 칼퇴러입니다.

• 마감일 주가 되면, Next Week 그룹에서 This Week 그룹으로 아이템을 이동시킵니다.
• 마감일 3일 전이 되면, 상태를 현재 진행 중으로 바꿉니다. 
• 마감일이 되면, 알림을 줍니다. 
• 마감일이 되고, 상태가 완료로 바뀌면, 아이템을 아카이브로 보냅니다. 
• 마감일이 되었는데도 상태가 현재 진행 중이면, Stuck으로 상태를 바꿉니다. 

마감일이 다가옴에 따라 아이템이 이동하고, 아이템의 상태에 따라 아카이브에 보내거나 Stuck(뭔가에 걸려버림)으로 상태를 바꿔줍니다. 사용자가 바꾼 것은 단 하나, 상태를 완료로 바꾼 것 뿐. 

아이템의 흐름을 자유자재로 움직이는 것은 자동화가 하는 일입니다. 

1-2. 방법

자동화를 하는 방법은 템플릿처럼 미리 정해진 여러 자동화를 내 보드에 적용시키기만 하면 됩니다. 여기서 걸리는 건 단 하나, 영어입니다. 저도 영어를 잘 하는 건 아니기 때문에 하면서 배웠습니다. 

여러분들의 시간을 아껴드리고자, 제가 맨땅에 헤딩하며 배운 몇 가지 유용한 자동화를 소개합니다. 

1. 나는 완료만 누르면 돼. 그럼 오늘 날짜가 찍혀

2. 오래 붙잡고 있어도 안되는 일은 미련없이 떠나 보내자. 

3. 일이 막힌 것 같아도 떠나 보내!

주로 아이템들이 막히면 주저없이 보내는 자동화를 많이 추천해드렸습니다. 아무래도 제 성향 상 제가 아이템들을 보내주지는 못하더라구요. 그럼 자꾸 일들이 밀리기만 합니다. 그래서 저를 대신해서 일을 밀어내 주는 자동화들을 추천 드렸어요. 

아마 다른 자동화 활용법들도 많을 것 같은데, 댓글로 많이 사용하고 있는 자동화 기능을 공유해주세요. 

그럼 오늘도 칼퇴하시고 행복하세요!

먼데이 기본 활용법

먼데이는 아래와 같은 구성으로 이루어져 있습니다. 

보드 - 그룹 - 아이템

이 세 가지를 잘 이해하고 사용하면, 먼데이의 90%는 활용하고 있는 겁니다. 어렵지 않으니 천천히 같이 배워나가 봅시다. (쓰다보니 작은 단위부터 설명해야 훨씬 이해하기 쉬울 것 같네요. 아이템, 그룹, 보드 순으로 설명해 보도록 하겠습니다.)

1. 아이템

아이템은 하나의 업무나 작업이라고 생각하면 됩니다. 각각의 항목에 이름을 적고, 얼마나 중요한 일인지 또는 어떻게 진행되고 있는지, 언제까지 해야 하는지 등은 컬럼의 기능을 써서 함께 기록합니다. 

위 캡쳐화면에서 볼 수 있듯이 왼쪽에 이름을 적고, 오른쪽에 미리 설정한 컬럼들에 값을 체크하거나 적어주세요. 그럼 하나의 아이템을 완성하게 됩니다. 

1-1. 컬럼

컬럼은 여러 가지 형식으로 일의 진행 상황을 파악하는 용도로 사용됩니다. 기본적으로 가장 많이 사용하는 컬럼의 종류와 용도를 몇 가지 적어보겠습니다. 

• Status - 중요도, 진행상황을 표시
• People - (협업 시) 담당자 지정
• Numbers - 금액, 시간 등을 표시해서 진행되는 업무와 관련된 숫자 표기
• Timeline - 업무에 필요한 기간을 표현(Gantt Chart처럼 쓸 수도 있어요)
• Date - 마감일, 완료일 등 표현

2. 그룹

아이템의 집합이 바로 그룹입니다. 그룹을 묶는 기준은 여러 가지가 있지만, 시간에 따라서 묶거나 아이템의 유사성에 따라 묶습니다. 꼭 그룹을 나눠야 할 필요는 없습니다. 처음에는 하나의 그룹으로 시작해 감을 잡는 것도 좋은 방법입니다. 

3. 보드

보드는 여러 개의 그룹으로 이루어져 있는 하나의 페이지입니다. 그룹과 마찬가지로 처음 익숙해질 때까지는 하나의 보드만 사용하셔도 좋을 것 같습니다. 

3-1. 템플릿

처음 보드를 꾸미는 건 생각보다 어려울 수 있습니다. 빈 보드를 꾸미는 것보다 먼데이에서 제공하는 여러 템플릿들을 살펴보고 하나씩 만들어보다보면 곧 감을 잡을 수 있습니다. 

템플릿은 여러 개의 그룹과 유용한 기능의 컬럼이 미리 세팅되어 있는 프리셋이라고 생각하면 됩니다. 미리 준비된 많은 수의 템플릿은 여러 업무의 형태, 조직의 기능에 따라 미리 만들어져 있습니다.

프리랜서를 위한 프로젝트 진행 정도와 투입시간을 담는 템플릿도 있습니다. 또는 벤쳐 투자자들을 위해 현재 투자중, 투자가 완료된 회사에 대한 정보를 담는 템플릿도 있습니다. 물론 템플릿을 설정한 후에 얼마든지 수정이 가능하기 때문에 초보자들을 위한 가이드 정도라고 생각하면 되겠습니다. 

조금 더 익숙해진다면 빈 템플릿으로 필요한 기능들만 쏙쏙 만들 수도 있습니다. 하지만 저도 처음에는 미리 만들어진 템플릿으로 시작했습니다. 처음부터 완벽할 필요는 없습니다. 수정은 언제든지 가능해요. 그러니 주저하지 말고 해보세요.

우리의 영원한 친구, 밥 아저씨는 이렇게 말했죠. 

We don't make mistakes, we just have a happy accident.

여러분이 하는 일에 우선순위를 잡고 싶다면? 

아침에 일어나 해야 할 일들을 빼놓지 않고 마무리 짓고 싶다면? 

가장 유용하면서 가장 단순한 생산성 툴, monday.com을 소개합니다. 

일의 우선순위를 정하고 확인하는, 최고간단 무료 생산성 툴 Monday.com

안녕하세요 오늘도 퇴근 기술을 알려드리는 김총무입니다. 

여러분이 일의 우선순위를 세우는 방법은 무엇인가요? 

어떤 일을 하던지 일의 우선 순위를 정하는 것이 필요합니다. 정해진 시간을 효율적으로 쓰기 위해서 말이죠. 저는 아이패드 굿노트에 하루의 할 일들을 적고, 위 아래로 옮겨가며 우선순위를 조정하곤 했었습니다. 먼데이를 만나기 전까지는 말이죠. 여러 가지 생산성 툴을 전전하던 저에게 먼데이닷컴은 일의 우선순위를 가장 쉽게 잡을 수 있도록 도와주었습니다. 그것도 무료로 말이죠. 

먼데이가 뭔데? 

먼데이는 본래 협업툴로 개발된 앱/웹 서비스 입니다. 협업을 하려면 일의 목적을 분명히 하고, 각자에게 일을 배분하는 등의 기능도 있습니다. 하지만 혼자 이 서비스를 사용하더라도 너무나 좋은 기능들이 많이 있습니다. 게다가 5명 까지 함께 사용하는 건 무료니까, 혼자서 쓴다면 당연히 무료로 대부분의 기능을 사용할 수 있습니다. 그럼 지금부터 제가 먼데이를 사용하는 방법과 이 방법으로 어떻게 일을 더 효과적으로 할 수 있는지 퇴근 기술을 하나씩 이야기 해보도록 하겠습니다. 

1. 하루 일과 정리하기

오늘 해야 할 일들을 나열해 봅니다. 이 과정에서는 일의 순서나 중요도는 생각하지 않아도 돼요. 일단 오늘, 또는 이번 주에 해야 할 일들을 두서없이 나열해봅니다. 혹시나 빠지는 일이 없도록 아무리 작은 일이라도 일단 적고 봐요. 

중간에 새로운 일이 생긴다면? 그럼 언제든지 목록에 추가하면 돼요. 참 쉽죠? 

2. 우선 순위 정하기 (중요도 췤)

우선순위를 정하는 방법은 간단히 드래그 앤 드롭으로 순서를 바꾸는 방법도 있어요. 하지만 그보다 더 좋은 방법은 일의 우선순위를 직접 지정해주면 더 간단하겠죠?

아래 그림처럼 우선순위를 high/medium/small 등으로 구분해서 이번주에 신경써서 해야 할 일이 무엇인지를 직접 적어보세요. 클릭 몇 번으로 우선순위를 바꾸고 나면, 정렬로 순서도 한 방에 고칠 수 있으니 드래그 앤 드롭보다 더 쉽게 우선순위를 관리할 수 있어요. 

3. 일의 진행상황 체크하기 

이번주는 우선 순위에 따라 일이 잘 진행되고 있는지, 중간 진행 상황도 체크해야겠죠? 완료된 일은 무엇이고, 아직 시작도 못한 일은 뭐가 있는지 알아야 남은 시간을 잘 활용할 수 있습니다. 현재 일의 진행 상황(Status)를 보면 진행상황도 쉽게 파악이 가능합니다. 

먼데이의 가장 좋은 점은 누가 쓰더라도 정말 쉽게 사용법을 익히고, 일의 흐름을 파악할 수 있다는 것입니다. 아래 그림만 보면 나 또는 우리가 하는 일이 얼마나 중요하고, 어떻게 진행되고 있는지 알 수 있습니다. 수정이 필요하면? 클릭 몇 번만 하면 됩니다. 

사실 이 정도만 사용하더라도 기본적인 먼데이의 기능을 사용해서 일을 효율적으로 할 수 있습니다. 꼭 협업이 아니더라도 개인의 업무 시간을 알차게 보내고, 아무리 작은 일도 빠뜨리지 않고 잘 해낼 수 있죠.

하지만 우리처럼 퇴근을 빨리 하려는 사람은 중복을 싫어합니다. 몇 가지 기능들을 더 배우면, 클릭도 줄이고 퇴근 시간도 앞당길 수 있습니다. 다음 글에서는 먼데이의 실습과 자동화에 대해서 다뤄보도록 하겠습니다. 이 글을 읽고 먼데이에 관심이 생긴 분들은 아래 링크로 '김총무의 퇴근 기술'을 한 번 구경해보세요.  

감사합니다.