김총무의 퇴근 기술

안녕하세요, 칼퇴할 방법을 고민하느라
잡생각이 많은 김총무입니다.

저처럼 문득문득 떠오르는 생각을 정리하는 데
애를 먹는 분들께 소개드립니다.

들여쓰기만으로 생각을 정리해주는 워크플로위(Workflowy)

워크플로위의 주된 기능은 심플합니다.

들여쓰기(indent)!

워크플로위를 쓰다보면, 들여쓰기 하나만으로도 
내 생각을 이렇게나 깔끔하게 정리할 수 있구나 하고
감탄하게 됩니다. 

일상적인 글이나 사색의 경우 두서없이 써도 큰 문제는 안됩니다.

하지만 보고서를 쓰거나 이렇게 블로그를 쓸 때,
생각을 정리할 필요가 있죠.

예를 들어 보고서를 쓴다고 생각해봅시다.

보통 보고서를 쓸 때면 
양식은 나중에 회사의 양식을 따르더라도
처음에는 글감을 마구 늘어놓기도 하고,
논리적으로 어울리는지 이리저리 배치해보는 것은
워드파일에서 하기 다소 불편합니다.

같은 고민을 워크플로위에서는 어떻게 해결할 수 있는지 한 번 살펴보죠!

1. 둘러보기

위 링크를 따라 워크플로위에 처음 들어가보면,
간단한 설명이 나옵니다. (영어로...)

영어로 나온 설명이 다소 거부감이 들 수 있습니다만
대단한 내용은 아니니 일단 다 지웁니다.

우리 보고서의 제목을 '코로나 이후 트렌드 보고서'라고 적어보고
엔터로 행을 옮겨가면서 관련된 내용을
순서나 구분을 생각하지 않고 일단 적습니다.

2. 상위/하위 개념 묶기

위의 예시를 보면,
들여쓰기를 통해 상위/하위 개념을 구분하기도 했지만
그렇지 않고 죽 나열한 것도 볼 수 있습니다.

그렇다면 우선 상위 개념을 정하고, 
나머지 내용들을 그 아래로 이동한 뒤
들여쓰기로 구분지어 줍니다.

예시로 든 주제이기 때문에, 내용보다는 형식을 잘 살펴주세요

항목의 포함 관계를 보다 효과적으로 보여주니
내용이 부실한 곳은 조금 더 채워넣을 수도 있습니다. 

하지만 조금 산만해 보입니다. 
조금 더 다듬어볼까요? 

3. 이동 및 마무리

왼쪽에 있는 원을 하나의 아이템 또는 노드(node)라고 합니다. 

아이템을 위 아래로 마우스로 드래그 앤 드롭하면서
생각을 이동하고,
탭 키를 이용해서 상/하위 개념들을 정리하면
하나의 그럴싸한 보고서가 완성됩니다.

마구 날뛰던 생각을 적으면서 정리하고,
미처 생각지 못한 부분이 있는지를 점검할 수 있는
좋은 생각 정리 툴이 바로 이 워크플로위입니다. 

4. 활용팁

워크플로위는 모바일 앱과 PC 모두 사용이 가능합니다. 

초안을 빠르게 만들고, 정리하고 싶을 때면
모바일이나 PC 어디서나 가능합니다.

처음 가입하면 250개 아이템이 무료로 제공됩니다. 

250개도 충분한 아이템이지만, 추가로 더 필요하신 분들은
Pro 요금을 월 $4.99 혹은 연 $49 내시거나
링크를 공유해서 100개의 아이템을 추가로 받을 수 있습니다. 

저는 개인적으로 250개 아이템을 다 사용하기 전에 
이미 사용한 것들을 지워버리니 지금까지는
불편함없이 사용하고 있습니다. 

5. 단축키

자주 쓰는 단축키 몇가지를 알려드립니다

- Tab: 들여쓰기
- Shift+Tab: 내어쓰기
- Ctrl+화살표 위: 접기
- Ctrl+화살표 아래: 펴기
- Alt+화살표 오른쪽: 줌인
- Alt+화살표 왼쪽: 줌 아웃
- Ctrl+Enter: 완료 표시, 취소선
- Ctrl+Shift+Backspace: 아이템 지우기

앞으로도 여러분의 생산성을 높여주고,
퇴근 시간을 앞당기는 기술들을 많이많이 소개해드리도록 하겠습니다.
구독과 댓글 부탁드려요.
감사합니다.

안녕하세요 오늘도 즐거운 퇴근 시간을 앞당기기 위해 노력하는 김총무입니다.

앞선 '먼데이 기본 활용편'만 보더라도 90% 정도 기능은 사용하고 있는 셈이나 마찬가지입니다.

(아직 기본 활용편을 안보신 분들은 아래 링크를 클릭!)
2020/05/27 - [퇴근을 위한 생산성 툴] - 먼데이 기본 활용 방법 (보드, 그룹, 아이템)

하지만 우리는 그 정도로 만족할 수 없습니다. 어떻게하면 중복을 줄이고, 퇴근 시간을 앞당길 수 있을까?하는 것이 우리 퇴근러들의 고민입니다. 그래서 준비했습니다. 먼데이의 자동화 기능을 100% 활용하는 법을 다룬 심화 활용편! 

먼데이 심화 활용편, 자동화 기능

1. 자동화(Automation) 기능

요기요 귀여운 친구가 자동화 기능입니다. 앞으로 많은 일을 도와줄 것처럼 똘똘하게 생기지 않았나요? 앞으로 살펴보겠지만, 약간의 영어 울렁증을 극복하면 이 똘똘한 친구가 여러분의 클릭을 줄여줄 것입니다. 함께하면 어렵지 않을테니 너무 겁먹지 말고 함께해요. 

1-1. 사례

우선 이 친구가 할 수 있는 기능의 예시를 나열해 보도록 하겠습니다. 이 기능들을 보고 빨리 써보고 싶어 가슴이 두근거리신다면, 여러분이 바로 칼퇴러입니다.

• 마감일 주가 되면, Next Week 그룹에서 This Week 그룹으로 아이템을 이동시킵니다.
• 마감일 3일 전이 되면, 상태를 현재 진행 중으로 바꿉니다. 
• 마감일이 되면, 알림을 줍니다. 
• 마감일이 되고, 상태가 완료로 바뀌면, 아이템을 아카이브로 보냅니다. 
• 마감일이 되었는데도 상태가 현재 진행 중이면, Stuck으로 상태를 바꿉니다. 

마감일이 다가옴에 따라 아이템이 이동하고, 아이템의 상태에 따라 아카이브에 보내거나 Stuck(뭔가에 걸려버림)으로 상태를 바꿔줍니다. 사용자가 바꾼 것은 단 하나, 상태를 완료로 바꾼 것 뿐. 

아이템의 흐름을 자유자재로 움직이는 것은 자동화가 하는 일입니다. 

1-2. 방법

자동화를 하는 방법은 템플릿처럼 미리 정해진 여러 자동화를 내 보드에 적용시키기만 하면 됩니다. 여기서 걸리는 건 단 하나, 영어입니다. 저도 영어를 잘 하는 건 아니기 때문에 하면서 배웠습니다. 

여러분들의 시간을 아껴드리고자, 제가 맨땅에 헤딩하며 배운 몇 가지 유용한 자동화를 소개합니다. 

1. 나는 완료만 누르면 돼. 그럼 오늘 날짜가 찍혀

2. 오래 붙잡고 있어도 안되는 일은 미련없이 떠나 보내자. 

3. 일이 막힌 것 같아도 떠나 보내!

주로 아이템들이 막히면 주저없이 보내는 자동화를 많이 추천해드렸습니다. 아무래도 제 성향 상 제가 아이템들을 보내주지는 못하더라구요. 그럼 자꾸 일들이 밀리기만 합니다. 그래서 저를 대신해서 일을 밀어내 주는 자동화들을 추천 드렸어요. 

아마 다른 자동화 활용법들도 많을 것 같은데, 댓글로 많이 사용하고 있는 자동화 기능을 공유해주세요. 

그럼 오늘도 칼퇴하시고 행복하세요!

먼데이 기본 활용법

먼데이는 아래와 같은 구성으로 이루어져 있습니다. 

보드 - 그룹 - 아이템

이 세 가지를 잘 이해하고 사용하면, 먼데이의 90%는 활용하고 있는 겁니다. 어렵지 않으니 천천히 같이 배워나가 봅시다. (쓰다보니 작은 단위부터 설명해야 훨씬 이해하기 쉬울 것 같네요. 아이템, 그룹, 보드 순으로 설명해 보도록 하겠습니다.)

1. 아이템

아이템은 하나의 업무나 작업이라고 생각하면 됩니다. 각각의 항목에 이름을 적고, 얼마나 중요한 일인지 또는 어떻게 진행되고 있는지, 언제까지 해야 하는지 등은 컬럼의 기능을 써서 함께 기록합니다. 

위 캡쳐화면에서 볼 수 있듯이 왼쪽에 이름을 적고, 오른쪽에 미리 설정한 컬럼들에 값을 체크하거나 적어주세요. 그럼 하나의 아이템을 완성하게 됩니다. 

1-1. 컬럼

컬럼은 여러 가지 형식으로 일의 진행 상황을 파악하는 용도로 사용됩니다. 기본적으로 가장 많이 사용하는 컬럼의 종류와 용도를 몇 가지 적어보겠습니다. 

• Status - 중요도, 진행상황을 표시
• People - (협업 시) 담당자 지정
• Numbers - 금액, 시간 등을 표시해서 진행되는 업무와 관련된 숫자 표기
• Timeline - 업무에 필요한 기간을 표현(Gantt Chart처럼 쓸 수도 있어요)
• Date - 마감일, 완료일 등 표현

2. 그룹

아이템의 집합이 바로 그룹입니다. 그룹을 묶는 기준은 여러 가지가 있지만, 시간에 따라서 묶거나 아이템의 유사성에 따라 묶습니다. 꼭 그룹을 나눠야 할 필요는 없습니다. 처음에는 하나의 그룹으로 시작해 감을 잡는 것도 좋은 방법입니다. 

3. 보드

보드는 여러 개의 그룹으로 이루어져 있는 하나의 페이지입니다. 그룹과 마찬가지로 처음 익숙해질 때까지는 하나의 보드만 사용하셔도 좋을 것 같습니다. 

3-1. 템플릿

처음 보드를 꾸미는 건 생각보다 어려울 수 있습니다. 빈 보드를 꾸미는 것보다 먼데이에서 제공하는 여러 템플릿들을 살펴보고 하나씩 만들어보다보면 곧 감을 잡을 수 있습니다. 

템플릿은 여러 개의 그룹과 유용한 기능의 컬럼이 미리 세팅되어 있는 프리셋이라고 생각하면 됩니다. 미리 준비된 많은 수의 템플릿은 여러 업무의 형태, 조직의 기능에 따라 미리 만들어져 있습니다.

프리랜서를 위한 프로젝트 진행 정도와 투입시간을 담는 템플릿도 있습니다. 또는 벤쳐 투자자들을 위해 현재 투자중, 투자가 완료된 회사에 대한 정보를 담는 템플릿도 있습니다. 물론 템플릿을 설정한 후에 얼마든지 수정이 가능하기 때문에 초보자들을 위한 가이드 정도라고 생각하면 되겠습니다. 

조금 더 익숙해진다면 빈 템플릿으로 필요한 기능들만 쏙쏙 만들 수도 있습니다. 하지만 저도 처음에는 미리 만들어진 템플릿으로 시작했습니다. 처음부터 완벽할 필요는 없습니다. 수정은 언제든지 가능해요. 그러니 주저하지 말고 해보세요.

우리의 영원한 친구, 밥 아저씨는 이렇게 말했죠. 

We don't make mistakes, we just have a happy accident.